Protocol del canal de denúncies de GERMARK
1.INTRODUCCIÓ
Germark, SA, amb l’objectiu de promoure una veritable cultura de l’entitat d’acord amb els seus valors i principis, ha implantat un sistema de compliment normatiu a la seva organització i funcionament.
Per dur a terme aquest compromís, s’ha elaborat aquest Protocol que recull les regles de funcionament per tramitar i resoldre les denúncies que es rebin a través del canal de compliment normatiu.
2.FINALITAT
La finalitat d’aquest protocol és la regulació d’un mecanisme essencial per garantir el compliment de les normes, que permet a l’entitat prevenir possibles incompliments i corregir aquells que siguin detectats.
Es tracta d’un camí a través de la qual Germark, SA rep i gestiona informacions o denúncies sobre possibles conductes irregulars i que suposin un incompliment de les normes, tant externes com internes, recollides als seus protocols i Codis de Conducta.
3. ÀMBIT D’APLICACIÓ
Aquest protocol serà aplicable a totes aquelles persones que formen part de l’entitat, ja siguin directius o treballadors, així com a qualsevol altra persona, vinculada o no a l’entitat, que pugui tenir coneixement de qualsevol incompliment de les normes jurídiques o de les normes internes de l’entitat contingudes al Codi ètic.
La Direcció de Germark, SA i el Coordinador nomenat per aquesta, Luis Yágüez Céspedes, han de garantir la posada a disposició del present Protocol a tots els treballadors i altres persones físiques o jurídiques que tinguin algun tipus de vinculació amb Germark, SA.
4. GARANTIES
Per al funcionament correcte, el canal de denúncies compleix una sèrie de garanties essencials, tant per al denunciant, com per al denunciat i per a altres persones que puguin veure’s implicades.
Garanties del denunciant: són imprescindibles per a l’efectivitat del canal, ja que la seva inexistència desincentivaría la seva utilització davant del coneixement d’una conducta impròpia a l’organització que suposi un incompliment normatiu. Aquestes garanties són les següents:
- Confidencialitat: el canal de denúncies implantat permet i garanteix la confidencialitat del denunciant i de les comunicacions.
- Indemnitat davant de represàlies. La denúncia efectuada no pot donar lloc a represàlies contra el denunciant. Per tant, l’entitat no podrà imposar cap sanció a l’empleat denunciant que estigui motivada o tingui relació amb la denúncia.
- Dret a ser informat del resultat i seguiment de la denúncia.
Garanties del denunciat: el Canal garanteix també els drets del denunciat i altres persones que puguin veure’s afectades. Aquestes garanties són les següents:
- El denunciat té dret a conèixer l’existència d’una denúncia en contra.
- El denunciat té dret a ser escoltat a l’expedient i a efectuar les al·legacions que consideri procedents.
- Els fets denunciats han de ser certs, i estan totalment prohibides les denúncies falses. Si la denúncia és falsa, Germark, SA podrà aplicar una sanció al denunciant, d’acord amb el que preveu el seu Codi de Conducta o Manuals Interns.
Garanties d’altres afectats o implicats: poden existir tercers implicats en els fets, que poden ser afectats, testimonis etc., els drets dels quals també han de ser protegits. Així:
- Es garanteix la protecció de la intimitat i la dignitat de les altres persones que puguin resultar implicades.
- El denunciant ha d’assegurar-se que la informació consignada a la denúncia en relació a l’incompliment produït és correcta, ja que podria afectar altres persones diferents del denunciat.
5. PROCEDIMENT
5.1. Presentació de la denúncia
Les denúncies podran fer-se mitjançant els Canals de la entidad:
https://web.germark.com/gknews/2023/12/canal_de_denuncies/ (intranet)
https://www.germark.com/ca/protocol_denuncies/
enviant un missatge de correu electrònic a: canal.denuncies@germark.com
Els fets denunciats han de ser certs, per això, el denunciant ha d’assegurar-se que la informació proporcionada a la denúncia és correcta.
5.2. Recepció de la denúncia
Una vegada rebuda la denúncia, es procedirà al seu registre i en un termini de set dies hàbils es remetrà un justificant de recepció de la denúncia al denunciant.
A continuació, es procedirà a la seva anàlisi i en pot resultar l’arxiu o l’obertura d’un expedient, si de la denúncia resulta algun indici de criminalitat, d’incompliment de la normativa no penal o de la normativa interna de l’entitat.
Arxiu de la denúncia
Si la denúncia és infundada, s’ha de procedir a l’arxiu d’aquesta informant el denunciant. Les dades personals que puguin aparèixer a la denúncia seran eliminades del canal.
Obertura i tramitació de l’expedient
Si de la denúncia se’n desprenguessin indicis sobre el fonament, l’encarregat de portar el canal de denúncies informarà de l’obertura de l’expedient a la Direcció de Germark, SA.
Així mateix, ha de traslladar la denúncia al denunciat en un termini no superior a deu dies hàbils perquè aquest formuli, si s’escau, les al·legacions oportunes en els tres dies hàbils següents.
Durant la tramitació del procediment, l’encarregat de portar el canal de denúncies, les mesures cautelars procedents dirigides al cessament immediat de l’incompliment normatiu que s’estigués produint.
Amb les degudes mesures de transparència i confidencialitat, s’iniciarà el procés de recerca la durada del qual serà de tres mesos des de la recepció de la denúncia, termini que es podrà prorrogar per tres mesos més en cas que la investigació requereixi diligències d’investigació més complexes o que requereixin majors actuacions.
Durant aquest període, es practicaran les proves necessàries per a una investigació eficaç dels fets (entrevistes a implicats, sol·licitud de documents, obtenció d’informació a través d’altres persones o de fonts externes, etc.)
L’encarregat de portar el canal de denúncies, tindran les facultats suficients per adreçar-se a qualsevol departament o persona de Germark, SA per obtenir la informació o documentació necessària.
El procés de recerca es durà a terme amb el màxim rigor per comprovar la veracitat dels fets, respectant la presumpció d’innocència i els altres drets que assisteixen les persones denunciades.
Conclosa la investigació s’emetrà un informe de conclusions degudament justificat amb les recomanacions següents:
- L’arxiu de la denúncia si es comprova que l’incompliment normatiu no s’ha produït.
- Les mesures correctores o sancionadores que siguin procedents si resulta acreditat l’incompliment normatiu. Aquestes mesures, en funció de resultat que hagi llançat la investigació i l’expedient tramitat, poden consistir en la imposició d’alguna sanció d’acord amb allò establert als manuals interns de l’entitat (Codi Ètic, Codi de conducta, etc), al trasllat al jutge o a la fiscalia dels fets pel seu caràcter penal, així com, si escau, l’adopció de les mesures preventives que s’estimin oportunes per evitar que incompliments similars es tornin a produir; i d’acord amb el Conveni Col·lectiu d’Arts Gràfiques, Manipulats de Paper, Manipulats de Cartró, Editorials i Indústries Auxiliars.
5.3. Conclusió de l’expedient
Correspon en darrer terme a la Direcció de Germark, SA l’adopció de les mesures que posin fi al procediment. Aquestes podran consistir a l’arxiu de la denúncia o a la imposició de mesures correctores o sancionadores.
El denunciant haurà de ser informat del resultat de la denúncia efectuada en un termini de tres mesos o en un termini de sis mesos, en cas que se n’hagi acordat la pròrroga per raó de les investigacions a efectuar, d’acord amb el que s’ha assenyalat anteriorment respecte.
6. TRACTAMENT DE LES DADES AL CANAL DE DENÚNCIES
Conformement al que disposa l’art. 24.4 de la Llei 3/2018, de 5 de desembre de Protecció de Dades Personals i Garanties dels Drets Digitals, les dades de qui formuli la comunicació i dels empleats i tercers hauran de conservar-se al sistema de denúncies únicament durant el temps imprescindible per a decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets denunciats.
En tot cas, i conforme a l’art 22.4 de la Llei de Protecció de Dades, transcorreguts tres mesos des de la introducció de les dades, s’hauran de procedir a suprimir-les del canal de denúncies, llevat que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del model de prevenció de la comissió de delictes per la persona jurídica. Les denúncies a què no s’hagi donat curs només podran constar de forma anònima, sense que sigui aplicable l’obligació de bloqueig prevista a l’article 32 d’aquesta llei orgànica.
Transcorreguts tres mesos o sis en el cas que la investigació s’hagi prorrogat d’acord amb el que s’ha assenyalat anteriorment, les dades podran continuar sent tractades, per l’òrgan a què correspongui la investigació dels fets denunciats, i no es conservarà en el propi sistema d’informació d’informació denúncies internes.
Cornellà, 1 de desembre del 2023